Cómo empezar con una secretaría externa en tu clínica
Cómo empezar con una secretaría externa en tu clínica: la primera conversación, la fase de adaptación y un arranque con pocas tareas.
Empezar con una secretaría externa en tu clínica es más sencillo de lo que parece: una primera conversación, una fase de adaptación para que el servicio conozca tu forma de trabajar y un arranque con pocas tareas que se amplía con el tiempo.
Esta guía resume ese camino. Cada clínica ajusta los plazos y el alcance a su caso.
¿Quieres ver cómo sería el arranque en tu consulta? Escríbenos desde la página de contacto y te respondemos con un presupuesto a tu medida.
Paso 1: una primera conversación
Antes de decidir nada, conviene una conversación para entender cómo trabajas. No se firma ni se arranca: se aclara qué te quita más tiempo, qué prefieres seguir haciendo tú y si el servicio encaja contigo.
Paso 2: la fase de adaptación
Es el tiempo en que el servicio aprende cómo funciona tu clínica antes de atender a tus pacientes. Su objetivo es que el paciente reciba una atención coherente con la tuya y no note un cambio brusco.
Aquí se recoge cómo trabajas: tus servicios y tratamientos, tu agenda, tus protocolos, los canales de comunicación y tu forma de tratar a los pacientes. Conviene preguntar siempre cuánto dura esta fase y qué incluye. En Sinergia S.A.P. hacemos una fase de adaptación a cada clínica.
¿Te gustaría que nos encargáramos nosotras? Cuéntanos tu caso.
Paso 3: acordar por escrito qué se asume
Antes de arrancar, deja por escrito qué tareas asume el servicio y cuáles siguen contigo, y cómo se tratan los datos de los pacientes. Es lo que evita que cada parte recuerde algo distinto seis meses después. Cuando se tratan datos de pacientes, la clínica necesita además un contrato de encargado del tratamiento, según el artículo 28 del RGPD.
Un arranque con poco alcance no es un arranque lento: es la forma más rápida de detectar qué criterio falta antes de que afecte a muchos pacientes.
Paso 4: arrancar con poco y ampliar
Lo prudente es empezar por una o dos tareas repetitivas y de bajo riesgo, como confirmar citas, y sumar otras cuando lo anterior funciona. Así los errores, si los hay, son pequeños y se corrigen pronto.
Con el tiempo, el contacto baja a un seguimiento periódico y tú recuperas horas en la consulta. Puedes estimar cuántas con la calculadora de tiempo.
¿Prefieres hablarlo por teléfono? Llámanos al 647 384 327 o escríbenos por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Depende de cuántas tareas delegues. Lo razonable es acordar el ritmo en la primera conversación, empezar por pocas tareas y ampliar cuando funcionen.
¿Tengo que cambiar de programa de agenda?
No necesariamente. Depende del programa que uses y de cómo lo uses hoy. Lo revisamos con tu agenda delante durante la adaptación.
¿Qué pasa si no me encaja?
Por eso conviene preguntar antes por la permanencia y el preaviso. En el caso de Sinergia, el servicio es mensual, sin permanencia y con un preaviso de un mes.
¿Tengo que despedir a quien tengo en recepción?
No. Hay clínicas que combinan a alguien en recepción para lo presencial con un servicio externo para el teléfono, el WhatsApp y los cobros. Lo explicamos en la guía sobre qué es una secretaría externa y cuándo compensa.